你的工作筆記現在放在哪裡？
有些人用 Word 文件，存了一堆「會議紀錄_0522_v2_最終版.docx」，開會前還要先找哪個才是最新的；有些人用便利貼貼在螢幕旁，換個位子就什麼都不見了；有些人靠手機備忘錄隨手記，回到電腦要找又找不到；還有些人用 Line 傳給自己，一個月後滑都滑不到。
這些方法有個共同問題：筆記分散在不同地方，需要的時候找不到，找到了也不確定是不是最新版。
OneNote 是 Microsoft 提供的免費數位筆記本，有微軟帳號就能用，不需要額外付費。它不是 Word，也不是 Excel——它的定位更接近一本可以無限延伸的活頁筆記本，而且所有內容自動同步到雲端，公司電腦、家裡電腦、手機，打開都是同一份、最新的狀態。
這篇適合誰
如果你…
這篇能幫你…
用 Word 或備忘錄記筆記，久了很亂
了解如何用筆記本結構整理
需要在公司和家裡都能查閱筆記
設定雲端同步多裝置存取
常開會，需要快速記錄
建立會議記錄的標準格式
想把工作和個人筆記分開管理
用不同筆記本做清楚區隔
部門需要共享資訊
了解共用筆記本協作功能
考慮用 Notion 或 Evernote
先看 OneNote 免費版夠不夠用
📓 OneNote 的基本概念：三層架構
OneNote 的組織邏輯跟真實的活頁筆記本完全一樣，分三層：
筆記本（Notebook）→ 區段（Section）→ 頁面（Page）
把這個對應到你熟悉的東西：
- 筆記本 = 實體資料夾（「工作」這本）
- 區段 = 資料夾裡的分隔頁（「會議記錄」這個隔間）
- 頁面 = 每一張紙（「2026-05-22 週會」這頁）
以工作和個人分開管理為例，架構可能長這樣：
複製📒 工作筆記本
├── 📑 會議記錄
│ ├── 2026-05-22 主管週會
│ ├── 2026-05-15 客戶需求討論
│ └── 2026-05-01 部門月會
├── 📑 專案追蹤
│ ├── 專案 A — 進度與備忘
│ └── 專案 B — 需求整理
├── 📑 工作流程 SOP
│ ├── 系統上線流程
│ └── 廠商聯絡窗口清單
└── 📑 學習記錄
├── 資安認證讀書筆記
└── 新工具使用心得
📒 個人筆記本
├── 📑 生活備忘
│ ├── 保固卡與序號
│ └── 重要日期提醒
├── 📑 收集文章
│ └── 技術文章剪報
└── 📑 旅遊規劃
└── 2026 日本行程
這個架構的好處是彈性非常高——你可以根據自己的習慣決定要分多細，不需要遵守任何固定規則。對於剛開始用的人，建議不要一開始就想太複雜，先建兩個筆記本（工作、個人），每個筆記本裡隨便記，用了一段時間再看看自然會想把什麼東西放在一起。
新增頁面只要在右側欄下方點一下「+ 頁面」，三秒鐘就建好，不需要先想好放在哪裡。
💰 免費版夠不夠用？
有微軟帳號（包含 Outlook、Hotmail 帳號）就可以免費使用 OneNote，筆記儲存在 OneDrive，共用那 5GB 的免費空間。
文字筆記幾乎不佔空間：一頁純文字筆記大約 10–50KB，5GB 可以放幾十萬頁。就算你每週都插很多截圖，一般使用者也很難在短期內用滿。
項目
免費版
Microsoft 365 個人版
儲存空間
5GB（OneDrive 共用）
1TB
核心功能
幾乎完整
相同
版本歷史
30 天
無限制
附件大小限制
單檔 ≤ 100MB
較寬鬆
適合對象
絕大多數個人使用者
大量圖片 / 附件
OneNote 免費版和付費版的功能差距非常小，這是它和 Evernote 最大的差別——Evernote 免費版有裝置數量限制、上傳量限制，實際使用起來處處受限。OneNote 免費版就是完整版，只有空間大小的差異。
🖥️ Windows 使用：開啟就能用，不需要存檔
Windows 10 / 11 內建 OneNote App，開始功能表搜尋「OneNote」直接開啟，登入微軟帳號後所有筆記本立刻同步，不需要手動下載任何東西。
介面配置
OneNote 的介面分三欄：
- 左欄：所有筆記本清單，點一下展開看區段
- 中欄：目前區段的所有頁面列表
- 右側大區域：目前頁面的內容，也就是你實際記筆記的地方
這個右側大區域是 OneNote 最特別的地方——它是一塊自由的畫布，你可以點任何地方直接開始輸入，文字區塊會出現在你點的位置。這和 Word 的線性排版完全不同。你可以：
在頁面任何角落插入一個文字方塊
用滑鼠拖曳文字方塊移動位置
在旁邊另開一個文字方塊做補充說明
把圖片和文字混排在任意位置
這種自由度很適合隨手記錄，不需要事先想好格式。
自動儲存，不需要按 Ctrl+S
OneNote 的每一個字輸入後都立刻自動儲存並同步到雲端，你不需要手動存檔。窗口關掉、電腦突然當機，筆記都不會消失。這個習慣從 Word 切換過來的人要花一點時間適應——不存檔不是忘了，是真的不需要。
常用鍵盤快捷鍵
快捷鍵
功能
Ctrl + N
在目前區段新增頁面
Ctrl + F
搜尋所有筆記
Ctrl + 1
標記為待辦（✅）
Ctrl + 2
標記為重要（⭐）
Ctrl + E
切換到搜尋
Win + Shift + N
快速新增筆記（不需要先開 OneNote）
Ctrl + Alt + D
停駐到畫面邊（側欄模式，一邊工作一邊記）
截圖直接貼入
工作中最常用的一個操作：看到螢幕上有什麼資訊想保留，Win + Shift + S 截圖框選區域，Ctrl + V 貼到 OneNote 頁面，圖片直接嵌入。不需要儲存圖片檔、不需要開資料夾，截完直接放進筆記。
記錄系統設定步驟、保留某個錯誤訊息、截下某份文件的某頁——這個方式比用文字描述快很多，而且日後搜尋圖片裡的文字也找得到（詳見搜尋功能章節）。
📱 iPhone App：完整同步，隨時隨地查閱
App Store 搜尋「Microsoft OneNote」安裝（免費），登入微軟帳號後，電腦上的所有筆記本立刻出現在手機上，不需要任何額外設定。
手機上最常用的場景
開會前快速查脈絡
上一次會議的結論、客戶之前提的需求、上次答應要確認的事項——開會前在手機上翻一翻，不需要帶筆電也能掌握狀況。搜尋「客戶名稱」或「案子名稱」，相關的所有頁面都跳出來。
隨手記靈感和待辦
有個想法、走路突然想到什麼事，打開 App 點「+」直接在最近的筆記本新增一頁記下來，回到電腦繼續編輯。比 Line 傳給自己還省事，而且自動分類在對的地方。
用相機掃描文件
OneNote App 有內建相機掃描功能，對著紙本文件拍照，App 會自動去除背景、矯正角度，掃出來像掃描機的效果。更重要的是，掃描後的文字可以被搜尋——拍了一頁手寫便條，一週後用關鍵字就能找到這頁。
搜尋跨裝置筆記
App 右上角的搜尋跟電腦版一樣，可以搜尋所有筆記本的所有頁面。不管是在電腦上記的、還是在手機上記的，全部都搜得到。
📋 會議記錄這樣做最有效率
OneNote 最常見的核心用途是開會記錄。很多人在 Word 或記事本裡開一個新文件記，會後再整理發給大家——這樣效率很低，而且容易漏。
用 OneNote 有更好的做法：建立一個固定格式的範本頁面，每次開會前複製一份，直接在會議中即時記錄。
建議的會議記錄格式
複製📅 日期：2026-05-22（四）
👥 出席：Daniel、小明、小華
📍 地點 / 會議室：
🎯 本次目標：
---
📌 討論事項
1. 議題一
→ 結論：
→ 決議：
2. 議題二
→ 結論：
→ 決議：
---
✅ 待辦與追蹤
- [ ] 事項一 ←→ 負責：大明 期限：05/29
- [ ] 事項二 ←→ 負責：小明 期限：06/05
---
📝 其他備注
建好這個格式後，下次開會前在「會議記錄」區段按右鍵 → 複製頁面，改一下日期就能用。
幾個讓會議記錄更有用的習慣：
會議中直接用 Ctrl + 1 把待辦事項標記成勾選方塊，完成時點一下打勾，視覺清楚
頁面標題用「日期 + 主題」命名（例如「2026-05-22 週會」），之後在區段列表直接看到時間順序
如果有白板或文件要留存，用手機拍照掃描後貼進該頁，所有資料集中在同一頁
會後不需要另外整理發 Email——直接把這頁的連結分享給出席者，對方點連結就看到同一份記錄
🗂️ 工作與個人筆記分開管理的好處
很多人一開始把所有筆記混在一個筆記本裡，久了很難找。建議從一開始就建立至少兩個獨立筆記本：工作和個人。
為什麼要分開？
心理隔離：打開工作筆記本，看到的全是工作相關的東西；打開個人筆記本，才是私人事務。混在一起，找東西時容易被其他內容分心。
分享彈性：工作筆記本可以跟同事分享特定區段；個人筆記本完全私人，不會誤觸。
換工作不糾纏：如果公司有提供 Microsoft 365 帳號，建議工作相關筆記放在公司帳號，個人筆記用自己的微軟帳號。換工作後，個人筆記完整帶走，不需要搬資料。
工作筆記本的建議架構
會議記錄：依時間順序，每次會議一頁
專案：每個專案一個頁面或子頁面群組，記需求、進度、聯絡窗口
工作 SOP：常用流程的操作步驟，不用每次都靠記憶或問同事
參考資料：常查的資訊、聯絡清單、帳號資訊（不要記明文密碼）
個人筆記本的建議架構
生活備忘：保固單號、序號、重要日期
學習記錄：讀書筆記、課程摘要、技術文章整理
收集：看到有趣的文章或資訊，用瀏覽器擴充功能剪下來存進去
規劃：旅遊計畫、待辦清單、年度目標
👥 共用筆記本：讓整個部門的資訊同步
OneNote 不只是個人工具——整個筆記本可以分享給多個人共同編輯，而且即時同步。
這個功能在工作環境裡非常實用：
場景一：部門共用 SOP 庫
把部門常用的工作流程、操作手冊、廠商聯絡窗口都記在一個共用筆記本裡。任何人更新了流程，所有人立刻看到最新版本。不再有人拿到過期的 Word 文件版本。
場景二：新人交接
把離職員工的工作記錄、手上案件進度、聯絡窗口全部放在共用筆記本，新人來了直接分享這本，所有脈絡立刻到位，不需要花兩週口頭交接。
場景三：專案協作記錄
專案組的所有人都能在同一頁面上記錄進度、討論結論、更新待辦狀態。開會結束後不需要一個人整理發 Email，大家都已經看到同一份記錄了。
分享設定方式
右上角點「共用」→ 輸入對方的微軟帳號，或產生分享連結傳給對方。可以設定「可編輯」或「僅限檢視」。
對方不需要安裝任何軟體，直接在瀏覽器的 OneNote 網頁版就能開啟和編輯。多人同時在同一頁面編輯時，各自的內容會即時同步出現，不會互相覆蓋。
🔍 搜尋功能：理論強大，實際體驗有限
OneNote 的搜尋在規格上看起來很強，按下 Ctrl + F 可以搜尋：
所有筆記本的所有頁面的文字內容
貼入圖片裡的文字（OCR 辨識）
附件的檔案名稱
但實際使用體驗是另一回事。
OneNote 的搜尋速度偏慢，尤其筆記量多了之後，搜尋結果要等一段時間才出來。搜尋結果的相關性排序也不算精準，同一個關鍵字可能出現幾十筆結果，你還是得自己翻找是哪一頁。OCR 辨識圖片文字的功能聽起來很好用，但實際準確率不穩定，尤其是繁體中文。
和 Notion、Evernote 相比，OneNote 的搜尋體驗是相對弱的一環。
這代表什麼？分類還是很重要
因為搜尋不夠可靠，OneNote 的三層架構就更重要了——平時養成好習慣把筆記放進對的區段，需要找東西時先靠導覽結構找，搜尋作為輔助，不要完全依賴它。
會議記錄按時間排，區段清楚分類，需要找的東西大多數時候靠翻頁面清單就能找到，不需要仰賴搜尋精確命中。
⚖️ OneNote vs Notion vs Evernote
常見的筆記工具比較：
項目
OneNote
Notion
Evernote
免費方案限制
幾乎無限制
頁面數量與 AI 功能受限
裝置數量限制、上傳量限制
費用
免費即完整功能
免費版可用，付費 NT$384/月起
免費版受限，付費約 NT$290/月
Windows 整合
⭐⭐⭐ 作業系統內建
⭐⭐ 需另裝或用瀏覽器
⭐⭐ 需另裝 App
學習門檻
低，像紙本筆記本
中高，資料庫概念需要適應
低
排版 / 格式
基本，自由定位但不精美
⭐⭐⭐ 結構豐富
基本
資料庫 / 表格
簡易表格
⭐⭐⭐ 非常強，核心功能
無
適合對象
一般工作筆記、會議記錄
需要資料庫、任務管理、複雜知識架構
習慣 Evernote 的老用戶
OneNote 有一個要先說清楚的限制：它是記事本，不是 Word
OneNote 的排版能力很有限——沒有精確的字型控制、沒有段落樣式、無法像 Word 那樣做出精美的文件格式。頁面的自由定位讓你可以靈活記錄，但也因此很難做出整齊的印刷品質排版。
如果你需要做一份要對外呈現的報告、有嚴格版面需求的文件，OneNote 不是正確工具，Word 才是。
它的定位是快速記錄、隨手整理、多裝置同步，而不是文件製作。接受這個定位，你會發現它非常好用；期待它變成 Word，你只會失望。
怎麼選：
- 只需要「記筆記、多裝置同步、免費用」→ OneNote 完全夠用
- 需要資料庫、Kanban、複雜的知識架構 → Notion 更適合，但要花時間學習
- 需要精美排版、對外呈現的文件 → Word，OneNote 做不到
- 已經用 Evernote 很久且沒有不滿 → 沒有必要換
💡 讓 OneNote 更好用的進階技巧
標籤系統
OneNote 內建多種標籤，可以快速標記任何文字：
快捷鍵
標籤
用途
Ctrl + 1
✅ 待辦
需要跟進的事項
Ctrl + 2
⭐ 重要
特別重要的資訊
Ctrl + 3
❓ 問題
待確認、需要查詢
Ctrl + 4
🔔 記住
不要忘記的事
Ctrl + 5
📖 書目
閱讀或參考來源
標記後，用「尋找標籤」（常用工具列可找到）可以跨全部筆記本搜尋所有有待辦標記的項目，看看哪些事情還沒完成。這功能用得好，OneNote 可以兼做簡單的任務追蹤。
子頁面（Sub-pages）
頁面可以設定子頁面，讓大型主題的筆記有層次。例如「專案 A」這頁下面，可以有「需求清單」、「會議記錄」、「聯絡窗口」三個子頁面。在頁面列表右鍵 → 設為子頁面，就會往右縮排，視覺上就像資料夾結構。
頁面連結
在某頁筆記裡提到另一頁，可以建立可點擊的連結：右鍵點頁面列表的頁面 → 複製頁面連結 → 貼到目前頁面的任何位置。點連結直接跳到那頁，大型專案有很多相關頁面時，這樣可以建立自己的導覽系統。
插入附件
Word、PDF、Excel 可以直接拖曳到筆記頁面嵌入，不需要另開資料夾。常用的參考文件放在相關筆記旁邊，需要時直接雙擊開啟，比在資料夾裡翻快很多。
瀏覽器擴充功能：OneNote Web Clipper
Chrome / Edge 可以安裝「OneNote Web Clipper」擴充功能，瀏覽網頁時看到好文章，點一下直接把整頁或選取的段落存進 OneNote，連同原始網址一起保留。比截圖存、比複製貼上整潔，適合收集技術文章或參考資料。
暗色模式
長時間使用眼睛比較不疲勞。設定 → 一般 → Office 佈景主題 → 深黑色，整個介面切換成暗色，頁面本身也可以右鍵設定深色背景。
結語
OneNote 不是最花俏的筆記工具，但它有一個很難被取代的優勢：免費、整合 Windows、有微軟帳號就能用。不需要學新工具的邏輯，不需要付月費，打開就能記、關掉自動同步，換一台裝置繼續看。
工作筆記本放公事、個人筆記本放私事，會議記錄有固定格式、部門資訊可以共享——把這套習慣建起來，三個月後要找某次會議的結論，搜尋一下就出來。不是在一堆 Word 文件裡翻版本號，不是在手機備忘錄裡往上滑，就在你的 OneNote 裡。
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這篇有幫助嗎？
所有筆記一個地方，換裝置照樣找得到
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關於作者
Dairny
15 年以上系統管理與 IT 維運經驗，NAS 從 FreeNAS 一路玩到 Synology。文章裡的每個步驟，都在自己的環境實際跑過。更多關於我 →